Statuts

PRÉAMBULE

L’intelligence artificielle (IA) a connu de nombreuses avancées ces dernières années. Elle ouvre de vastes perspectives en termes d’innovation technologique et d’automatisation. L’incidence de l’IA sur l’industrie et donc sur l’emploi n’est plus à démontrer. L’IA est devenue un enjeu majeur de notre siècle et l’espace francophone a une carte à y jouer.

De nombreux réseaux ont été créés au niveau régional ou national afin de favoriser le déploiement de l’intelligence artificielle dans différentes régions ou au niveau national. La spécificité du réseau RéFIA est son ambition de couvrir l’ensemble des pays francophones, facilitant ainsi l’émergence et la consolidation de réseaux scientifiques. C’est à la fois un outil au service de la coopération des acteurs de l’intelligence artificielle de l’espace francophone qu’un moyen pour défendre et promouvoir la diversité culturelle.

Article 1 – DÉNOMINATION

Il est constitué, entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la Loi française du 1er juillet 1901 et le Décret du 16 août 1901, dénommée « Réseau de Recherche Francophone sur l’Intelligence Artificielle » dont l’acronyme est RéFIA, ci-après dénommée « l’Association ».

Article 2 – MISSIONS

Le RéFIA a pour mission principale de développer l’excellence scientifique dans le domaine de l’intelligence artificielle. À cette fin, elle contribue:

• Au renforcement des relations entre les acteurs francophones de la recherche, les acteurs institutionnels et les acteurs économiques dans le domaine de l’Intelligence Artificielle (IA) ;
• A la consolidation des relations entre les chercheurs issus de champs divers et concernés par l’intelligence artificielle (IA) ;
• A la valorisation de la recherche francophone en matière d’IA ;
• Au développement des initiatives innovantes dans le domaine de l’IA ;
• A l’accroissement des coproductions scientifiques et des partages d’expériences.

Article 3 –SIÈGE SOCIAL

Le siège de l’Association est situé à l’adresse suivante : Maison des Sciences de l’Homme de Bordeaux, Domaine universitaire, 10 Esplanade des Antilles, 33607, Pessac France

Le siège de l’Association pourra être transféré en tout autre lieu par décision de l’Assemblée générale.

Article 4 –DURÉE

L’Association est constituée pour une durée illimitée.

Article 5 – COMPOSITION

L’Association se compose de :

• Membres institutionnels : toute institution d’enseignement supérieur ou de recherche, organisation internationale ou réseau dûment représenté par un personnel occupant la plus haute fonction (Président.e, Recteur.trice ou Directeur.rice) ou par un autre personnel dûment mandaté par son institution. Un seul représentant pourra être mandaté pour chaque membre institutionnel.
• Membres individuels : toute personne physique, reconnue pour ses compétences et qualités permettant de bénéficier à l’Association. Les membres individuels ne cotisent pas et n’ont pas la possibilité de voter, mais sont invités à contribuer aux activités de l’Association.
• Membres bienfaiteurs : Toute institution pouvant offrir des dons ou des soutiens financiers à l’association

Article 6 – ADMISSION ET RADIATION

6.1 L’admission de nouveaux membres est soumise à l’agrément préalable du Bureau.

6.2 La qualité de membre de l’Association est valable pour une durée indéterminée, sous réserve du paiement de la cotisation annuelle.

6.3 La qualité de membre de l’Association se perd par :

• La démission notifiée par lettre recommandée au/à la Président(e) de l’Association ;
• L’exclusion prononcée par le Bureau pour tout motif grave, l’intéressé(e) ayant préalablement été invité(e) par lettre recommandée à présenter sa défense ;
• Le non-paiement de la cotisation (dans les conditions décidées par le Bureau).

Article 7 – RESSOURCES

7.1 Les membres de l’Association contribuent à la vie matérielle de celle-ci par le versement d’une cotisation dont le montant est fixé chaque année par le Bureau.

7.2 Les ressources de l’Association sont constituées :

• Des cotisations annuelles de ses membres ;
• Des subventions publiques ;
• Des dons et aides privées que l’Association peut recevoir ;
• De toute autre ressource non interdite par les lois et règlements en vigueur

Article 8 – LE BUREAU

L’Association est dirigée par un(e) Président(e), assisté(e) des membres du Bureau.

8.1 Composition du Bureau

L’Association est administrée par un Bureau composé d’au moins quatre membres : un(e) président(e), un(e) vice-président(e), un(e) secrétaire, un(e) trésorier(e)., choisis parmi les représentants des membres institutionnels. A ces quatre membres, peuvent être adjoints des coordonnateurs de pôles thématiques.

Dans la mesure du possible, la composition du Bureau assurera une représentation de la diversité des régions de l’espace francophone.

En cas de vacance d’un ou plusieurs sièges, le Bureau pourvoit provisoirement au remplacement de leurs titulaires, parmi les membres de l’Assemblée générale. Il est procédé à leur remplacement définitif par l’Assemblée générale suivante. Les pouvoirs des membres ainsi élu(e)s prennent fin à la date d’expiration du mandat des membres remplacé(e)s.

Les membres sortant(e)s sont rééligibles une fois.

8.2 Le(la) Président(e)

Le(la) Président(e) de l’Association comme l’ensemble des membres du Bureau est désigné(e) par l’assemblée générale pour (03) trois ans parmi ses membres institutionnels. Vis-à-vis des tiers, le(la) Président(e) représente l’Association et est investi(e) des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom de l’Association, dans la limite des missions de celle-ci, et sous réserve des pouvoirs réservés à l’Assemblée générale et au Bureau en vertu des présents statuts.

Le(la) Président(e) peut consulter le Bureau ou l’Assemblée générale sur tout sujet.

Le(la) Président(e) peut déléguer certains de ses pouvoirs à toute(s) personne(s) de son choix au sein du Bureau, avec ou sans le droit de sous-déléguer lesdits pouvoirs, afin de mener à bien certaines missions spécifiques ou d’entreprendre certaines tâches.

8.3 Responsabilités/attributions du Bureau

Le Bureau prend ses fonctions au terme de l’Assemblée générale qui procède à sa désignation.

Le Bureau est chargé d’exécuter les décisions de l’Assemblée générale, réaliser le programme d’activités annuel et approuver les comptes de l’exercice écoulé et le budget de l’Association. Il est responsable de produire un rapport d’activités annuel à ses membres et à chaque Assemblée générale. Le Bureau est chargé de préparer l’ordre du jour et de convoquer l’Assemblée générale.

Le Bureau peut décider de constituer parmi les membres du réseau des groupes de travail ad-hoc sur des thématiques précises.

Les membres du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution pour les fonctions qui leur sont confiées. Des remboursements de frais sont seuls possibles dans les conditions fixées par le Bureau.

8.4 Réunions du Bureau

• Fréquence des réunions : Les membres du Bureau se réunissent aussi souvent que nécessaire et au minimum deux (2) fois par an en vue du suivi des activités de l’association et de l’établissement du rapport d’activités présenté en Assemblée générale. Les réunions du Bureau peuvent se tenir physiquement ou à distance.

• Procédures de convocation : Les membres du Bureau sont convoqués à une réunion par le(la) Président(e) ou tout autre membre du Bureau, sur délégation du (de la) Président(e).

Les membres du Bureau sont convoqués par tout moyen écrit (et notamment, par courrier électronique) envoyé au moins 15 jours calendaires avant la date de la réunion. Les membres du Bureau peuvent se réunir sans convocation si tous les membres du Bureau y consentent. La convocation à la réunion indique la date, l’heure, le lieu, le moyen utilisé pour participer à la réunion

si celle-ci se tient à distance, ainsi que l’ordre du jour de la réunion qui peut être complété jusqu’à 8 jours calendaires avant le début de la réunion.

• Tenue des réunions : Le(la) Président(e) de l’Association préside les réunions du Bureau. En son absence, la réunion est présidée par un membre du Bureau dûment mandaté à cet effet. À chaque réunion, une feuille de présence est signée par les membres participants ou par le(la) Président(e) en cas de réunion à distance.

Un procès-verbal de chaque réunion doit être établi par le(la) Secrétaire après la réunion, signé par lui(elle), validé par le(la) Président(e) et mis à disposition des membres de l’Association. Tout procès-verbal du Bureau doit être reporté sur un registre dûment coté et paraphé tenu au siège de l’Association.

• Quorum – Majorité : La présence ou la représentation de la moitié au moins des membres du Bureau est nécessaire pour la validité des décisions. Le (la) secrétaire est destinataire des procurations.

Chaque membre du Bureau a une voix. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présent(e)s ou représenté(e)s. En cas d’égalité des voix, la voix du Président est prépondérante.

Un membre ne peut disposer que d’une seule délégation de pouvoir d’un membre absent.

Article 9 – L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

9.1 Composition :

L’Assemblée générale comprend tous les membres de l’Association à jour de leur cotisation à la date de la tenue de l’Assemblée générale. Chaque membre peut se faire représenter par tout autre membre mandaté(e) à cette fin. Le (la) secrétaire est destinataire des procurations.

Elle se réunit au moins une fois tous les trois ans en présentiel ou à distance aux lieu et date fixés par le Bureau et chaque fois qu’elle est convoquée par le Bureau ou sur la demande du tiers au moins de ses membres.

9.2 Décisions collectives :

L’Assemblée générale est seule compétente, sous peine de nullité, pour prendre les décisions suivantes, dans les formes et conditions de majorité et de quorum prévues à l’alinéa 9.3 du présent article et de l’article 11 ci-dessous :

• L’approbation du rapport du Bureau exposant l’activité et la situation financière de l’Association et son activité au cours de l’exercice écoulé depuis la précédente Assemblée générale ainsi que les activités à venir ;
• L’élection des membres du Bureau et du président ;
• L’adoption, le cas échéant, du règlement intérieur établi par le Bureau ou les modifications ultérieures de ce règlement intérieur proposées par le Bureau ;
• La modification des statuts ;
• La fusion ou la scission avec une ou plusieurs autres associations ;
• La dissolution anticipée de l’Association et la dévolution des biens.

9.3 Règles de majorité pour les Assemblées Générales :

Chaque membre dispose en assemblée d’une voix. Les votes sont acquis à la majorité simple. Un(e) membre absent(e) peut se faire représenter par un(e) autre membre. Un(e) membre ne peut être porteur(se) de plus d’un pouvoir.

En cas d’égalité des voix, la voix du président est prépondérante.

Règle de quorum : La présence ou la représentation d’au moins la moitié des membres de l’Assemblée générale est nécessaire pour la validité de ses décisions. Dans le cas contraire, le Président convoque une nouvelle Assemblée générale sans condition de délai.

9.4 Procès-verbaux :

• Le secrétaire a la charge du procès-verbal des séances. Toute décision de l’Assemblée générale, quel qu’en soit le mode d’adoption, est constatée dans un procès-verbal signé par le(la) Président(e), puis reportée sur un registre dûment coté et paraphé tenu au siège de l’Association.
• Les procès-verbaux indiquent le mode de délibération, la date de délibération, les membres représenté(e)s ou absent(e)s, le texte des résolutions soumises au vote des membres et, sous chaque résolution, son adoption ou son rejet, en précisant le nombre de votes.
• Les copies ou extraits des procès-verbaux des délibérations sont valablement certifiés par le(la) Président(e) ou le membre du Bureau dûment mandaté à cet effet.

Article 10 –COMPTABILITÉ – EXERCICE

10.1Le trésorier a la charge de tenir une comptabilité faisant apparaître annuellement un compte de résultat, un bilan et une annexe conformément aux dispositions du règlement français n°99.01 du 16 février 1999 relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations.

10.2L’exercice social commence le 1^er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. Exceptionnellement, le premier exercice commence le jour de l’insertion au journal officiel d’un extrait de la déclaration de l’Association pour finir le 31 décembre de l’année en cours.

Article 11 – REGLEMENT INTERIEUR

Les dispositions des présents statuts pourront être complétées par un règlement intérieur ayant pour objet de fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait au fonctionnement de l’association.

Article 12 – DISSOLUTION

La dissolution de l’Association ne peut être prononcée que par l’Assemblée générale à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés. L’Assemblée générale nomme alors un(e) ou plusieurs liquidateur(trice)s. L’actif net est dévolu à un ou plusieurs autres organismes ayant un but non lucratif ou une association comparable suivant les lois en vigueur.

Fait au Caire, le 27 octobre 2022